Como Funciona WhatsApp Business | Paso a Paso

En este artículo te voy a enseñar PASO a PASO como configurar tu perfil de empresa y cómo funciona WhatsApp Business en su totalidad, además te compartiré unos cuantos tips que utilizo en mi agencia para crear catálogos, respuestas rápidas y etiquetas efectivamente.

No quiero quitarte tu tiempo por lo que desde ya nos vamos al detalle de lo importante, toma tu celular y sigue todos estos pasos.

Dale «play» al video de arriba o continúa leyendo para aprender como funciona WhatsApp Business.

¿Estás listo?

Instalar WhatsApp Business

El primer punto obviamente para saber como funciona WhatsApp Business, es instalar la aplicación, ya sea que lo tengas en Android o en iOS.

Una vez que ya la hayas instalado le vas a dar abrir y te va a salir esta pequeña información.

instalando whatsapp business

Primero tienes que haber puesto tu número celular y ya de ahí te va a pedir que, si le autorizas hacer cambios, o por así decirlo, no tenías WhatsApp normal, ahora vas a tener que autorizar el que se cambie a WhatsApp Business.

No te preocupes porque toda tu información se va a vincular directamente a tu nuevo perfil de WhatsApp, por lo que los mensajes y todo lo demás que ya tenías.

De igual manera se va a migrar y más si tú tienes la opción ahorita para irte haciendo soportes sobre todos los archivos que tienes directamente vinculado a tu sesión de correo.

Entonces, aquí ya que tengas la autorización y hayas hecho el cambio, ya te hayan mandado un mensaje para comprobar si ese es tu número, lo que va a pasar es que te va a pedir que completes la información del perfil de tu empresa.

En este caso, podrás el nombre de tu empresa, elegir una categoría, para esto, te da varias opciones, pero no te preocupes, eso lo puedes modificar más adelante si no es lo que tu querías.

Así que no tengas mucho problema haciendo esto de manera rápida.

Una vez hecho esto, ahora sí ya vas a entrar a detalle a completar tu perfil de WhatsApp.

Herramientas para la empresa

El primer punto que te voy a mostrar como configurar es la parte de herramientas para la empresa, que son las más provechosas para conseguir atraer clientes y clasificarlos para darles seguimiento.

Eligiendo el horario comercial en whatsapp business

Perfil de empresa

Lo primero que vamos a ver es el perfil de la empresa. Ya lo tenemos creado, pero le vamos a dar una repasada para que tú sepas lo que es lo que tienes que hacer.

Aquí tú cuando lo tienes abierto por primera vez, vas a tener que poner la descripción, aquí no vamos a detallar muchas cosas que son obvias por decir, la descripción, la ubicación de la empresa, misma que puedes elegir en el mapa donde menciona localiza.

Aquí puedes editar otra vez la categoría que elegiste.

Pero lo más importante de todo esto, es que puedes elegir un horario comercial de acuerdo a tu tipo de negocio, podrás colocar abierto siempre o sólo con cita o abierto en un horario específico, esta última será la mejor opción para que puedas aprovechar todas las funciones de WhatsApp Business.

También puedes añadir un horario por si sales a comer un día a una hora específica, en fin, ya que lo tienes definido tú le vas a dar que sí, y ya se agregará el horario.

En el perfil de tu cuenta, agregarás también tu correo electrónico y tu página web (si la tienes), así como tu foto de perfil. Te recomiendo que siempre pongas una foto donde se muestre tu equipo y el logo de la empresa o una foto tuya de igual manera con el logo de tu negocio.

ejemplo de catalogo

Catálogo de productos o servicios

Para crear un catálogo de WhatsApp Business, el primer paso es que tomes tus fotos o si ya tienes las fotos de tu producto o servicio, las subirás a esta herramienta.

Después habrá que colocar el nombre de tu artículo, el precio, la descripción y un enlace, por decir, a tu sitio web donde tienes ese producto o servicio o puedes dejarlo en blanco.

El código del artículo es simplemente para que tú lo puedas identificar, para que lo revises en inventario (si lo manejas, sino no te preocupes).

Ahora solo tendrás que compartir tu catálogo como cuando compartes una foto, abres el ícono del clip (una vez que ya estés en conversación con tu cliente) y ahora encontrarás una nueva opción que dice catálogos, si haces clic ahí podrás elegir que producto o servicio enviarle a tu cliente.

Bueno, ya terminaste con tu catálogo, aunque te dejo este enlace si quieres conocer con mayor detalle cómo realizar un catálogo de WhatsApp Business.

Ahora continuaremos con unas herramientas que serán de gran utilidad si completaste correctamente la parte de tus horarios.

mensaje de ausencia en whatsapp

Mensajes de ausencia

Justo debajo de donde se menciona herramientas de mensajería, podremos encontrar los mensajes de ausencia.

Aquí tú puedes poner un mensaje para contestar a tus clientes cuando no te encuentres disponible según tu horario laboral.

En horario vamos a cambiarlo a “fuera del horario comercial”, esta es la que te recomendamos que hagas porque aquí va a detectar el horario que tú ya pusiste que tienes abierto al público, así que cuando WhatsApp identifique que tú no estás en tu horario va a enviar este mensaje de ausencia.

Entonces, ese mensaje va a aparecer cuando la gente te contacte fuera de tu horario comercial, enviándoles ese mensaje de “Gracias por tu mensaje. En este momento no podemos responder, pero lo haremos lo antes posible” o el que tu hayas escrito.

Entonces, eso le va a hacer saber a la gente que no estás disponible por el momento, pero vas a poder enviarle la información. Aquí puedes complementar colocando tu página web para que se vayan directamente ahí a conocer más detalles.

Otra parte importante es la de destinatarios. Si tú colocas a “todos”, pues se lo vas a enviar a todos tus clientes, ya sea el cliente que ya te contactó alguna vez o incluso un familiar tuyo que tengas en WhatsApp o algún amigo.

Entonces, si tú pones que los que reciban este mensaje de ausencia sean únicamente los que no están en la libreta de contactos, lo que va a pasar es que solo los contactos que no tengas agregados, les aparecerá ese mensaje.

mensaje de bienvenida en whatsapp

Mensajes de bienvenida

Aquí vamos a realizar más o menos lo mismo, lo vas a habilitar y solamente vamos a elegir que a los contactos nuevos les aparezca este mensaje de bienvenida.

Que no tiene caso que a todos y cada uno de las personas que te contacten por primera vez o después de 14 días sin actividad les aparezca este mensaje de “gracias por comunicarte”.

Lo que vamos a hacer en esta herramienta, es simplemente ir otra vez a “destinatarios” y vamos a hacer clic en la opción de “no están en la libreta de contactos”.

Porque así nos aseguramos que una vez que nosotros ya agregamos a un cliente, ya no va a estar recibiendo este tipo de mensaje lo cual no le veo lógica hacérselo a una persona que ya tenemos en nuestra base de datos.

respuestas rapidas

Respuestas rápidas

Ahora vas a conocer las respuestas rápidas, esta es uno de los atractivos principales de WhatsApp Business.

Aquí vamos a poder agregar una respuesta “automática” si tenemos una pregunta que nuestros clientes o prospectos nos realicen de manera repetitiva.

Incluso puedes automatizar tu “proceso de venta”, pero esto solo es cuando ya tienes bien definido tu producto o servicio, ya que necesitas saber qué es lo primero que te preguntan tus clientes, qué es lo segundo que te preguntan, las objeciones que tienen y otro sin fin de preguntas “típicas” de tus clientes.

Entonces, tú con esas respuestas automáticas, por decir, en este caso a una persona que maneja una óptica le preguntan “¿Cuánto es el costo de unos lentes oftálmicos?”

Entonces, con la respuesta rápida podrá responder sin necesidad de escribir la respuesta lo siguiente, “Tenemos lentes de xxx.xx pero el costo y va a depender de su examen visual”.

Pero bueno, depende de tu cliente, vas a colocar tu información y le vas a colocar un atajo, por decir, le vas a poner “CotizaciónLentes”.

En la palabra clave opcional es simplemente para cuando ya hayas creado muchos atajos esto te ayude a identificarlos de manera más fácil.

Tu agrega la cantidad de respuestas que tú creas necesarias para ayudarte a responder esas preguntas que tú sabes que tus clientes te hacen recurrentemente.

etiquetas en whatsapp

Etiquetas

Ahora vamos a hacer algo muy importante que muy poca gente lo sabe utilizar bien … ¿De qué te estoy hablando? Nada más y nada menos que de las etiquetas, y aquí te voy a explicar cómo funcionan.

Te aparecerán unas etiquetas predeterminadas o puedes aquí incluso agregar una nueva etiqueta y borrar estas, para que tú puedas tener tus etiquetas personalizadas.

Pero bueno, vamos a suponer que éstas etiquetas son las que vas a utilizar.

Entonces, vamos a irnos a nuestra lista de contactos y aquí vamos a seleccionar a un usuario para agregarle una nueva etiqueta.

Entonces, haciendo clic en la parte derecha del menú superior, donde están los 3 puntos, vamos a etiquetar a un contacto. Elige “etiquetar chat” y de ahí elige la etiqueta, por decir “Nuevo cliente”.

Esto va a funcionar como si fuera un CRM o un proceso para manejar a tus clientes en donde tendrás que ubicar el proceso de venta en el que se encuentre mi cliente.

Entonces, esta persona que me acaba de contactar lo voy a guardar en nuevo cliente y ya lo voy a poner ahí para que, con las etiquetas, pueda fácilmente revisar mi proceso de venta y saber rápidamente datos como ¿cuántos nuevos clientes tengo?

Imagina si tuviéramos 50, pues aquí aparecerían y yo podría ir viendo que es lo que ha pasado con este nuevo cliente si me va a comprar o no, si va a querer algo.

Entonces, yo aquí si veo que este nuevo cliente ya pasó su primera etapa, ahora lo etiquetaría como “nuevo pedido” porque ya me contactó y ya me hizo mi pedido.

Así es como tú vas a ir generando todo tu ciclo de compra. Tu nuevo cliente se va a volver el nuevo pedido, y el siguiente, y el siguiente, hasta al final todos tus pedidos ya están finalizados.

Dentro de 6 meses o 3 meses te puedas meter y borrar estos contactos que no compraron o incluso crear mensajes de difusión a partir de tus etiquetas, para enviar promociones o ayudarlos a finalizar la compra.

Pero bueno, tú vas a decidir qué hacer con tus etiquetas.

enlace directo

Enlace directo

Ahora, esta parte de “enlace directo” es bastante útil para los que tienen una página web o los que tienen una lista de contactos por email.

¿Por qué?

Porque a través de este pequeño enlace toda la gente que haga clic en este enlace se podrá ir directamente a tu WhatsApp y enviarte un mensaje personalizado.

Pero no solo eso, tu podrás elegir el mensaje, para decir algo como “Hola, dime cómo puedo ayudarte”, para que mejores la interacción entre tu cliente y tu perfil de WhatsApp.

Con esta herramienta acabamos de ver todas las herramientas de WhatsApp Business, ahora veremos otros elementos que te podrán parecer familiares.

Aprende A Describir Tus Productos o Servicios Efectivamente

Por leer hasta aquí quiero darte un REGALO ESPECIAL que creo te será de mucha utilidad para mejorar tus resultados para vender por WhatsApp y cualquier otro medio.

Uno de los errores más comúnes que he visto a la hora de compartir un producto o servicio es una mala descripción de los mismos.

Es por esto, que te quiero regalar la «plantilla» que utilizó para crear descripciones de forma rápida y que te ayudará a mejorar como describes tus productos o servicios.

Nuevo grupo

Con este elemento vas a poder crear un grupo en donde a esas personas les va a llegar esa invitación de que Samuel, por decir en este caso yo, los invité a formar el grupo “xxx”.

Esto es muy útil más que nada para utilizarlo con tu fuerza interna de ventas o tus propios colaboradores, podrías hacer un grupo y ahí mismo puedan colaborar con ideas y seguimientos.

Bueno, pero eso ya tú lo sabes utilizar, es como los grupos familiares o de amigos que creas en WhatsApp.

Nueva difusón

Ahora, en la parte de “nueva difusión”, este elemento solo funcionará para los clientes que ya te tienen agregado como contacto.

Realmente tú no vas a saber si le llega o no porque tú no vas a saber si te tienen agregado en sus contactos, pero bueno, si ellos no te tienen a ti, no van a poder recibir tu difusión y tu difusión solamente se puede entregar a 256 personas como máximo.

Entonces, esta herramienta la puedes utilizar y explorar las ideas sobre alguna promoción que quieras ofrecer o algo más que puedas ofrecer dentro de la plataforma.

Mensajes destacados

Y, los mensajes destacados es una opción muy útil si dentro de tu proceso de ventas y para usarlos solo deberás seleccionar el mensaje que quieres destacar y le vas a dar clic en destacar.

Entonces, ahora cuando vayas a tus mensajes destacados ya vas a tener ese mensaje en tu lista y al hacer clic podrás ir directamente a ese mensaje. Esto sirve mucho por si un cliente te ha mencionado que necesita un producto específico y tú no lo tienes en tu inventario.

Entonces, tu no quieres perder esa especificación del producto, pues entonces lo agregas como un mensaje destacado para tenerlo a la mano rápidamente para realizar consultas y cumplir con la entrega.

Perfil de la empresa

Este elemento es simplemente para que puedas entrar, cambiar toda tu información y para hacer cambios generales en tu cuenta como los audios de los tonos, el fondo de tu WhatsApp y otras características que son meramente estéticas y alguno que otro dato de almacenamiento.

Pero bueno, esto es a grandes rasgos todo lo que puedes hacer dentro de tu WhatsApp.

Esto que viste es solamente una pequeña “parte” sobre como funciona WhatsApp Business, aunque existen muchas estrategias que puedes realizar con esta potente plataforma.

Si tienes alguna duda o comentario no olvides escribirlo en la siguiente sección.

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